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Como realizar um evento virtual para atrair novos clientes durante o COVID-19


A maneira como vivemos e trabalhamos mudou profundamente nos últimos seis meses. Como a pandemia COVID-19 se alastrou em todo o mundo, os eventos estão suspensos e muitas pessoas estão trabalhando remotamente. Como resultado, as empresas estão tendo que pensar rapidamente e se adaptar para continuar a prosperar durante este período desafiador.

Sem o fim da pandemia atualmente à vista, proprietários de empresas e profissionais de marketing não podem se dar ao luxo de sentar e esperar que ela vá embora. Em vez disso, você deve explorar novas maneiras de fazer negócios e encontrar maneiras de continuar alcançando seus clientes.

Os eventos virtuais decolaram como nunca antes nos últimos meses. Eles têm várias vantagens. Em particular, eles são muito mais baratos de hospedar do que eventos físicos. Eles também permitem que você alcance um público potencial em qualquer lugar do mundo.

Tipos de eventos virtuais

O termo “evento virtual” pode abranger muitas coisas diferentes. Geralmente se refere a um webinar, uma aula ou workshop online, um painel de discussão ou uma conferência virtual. Mas qual é a diferença?

  • Um webinar (uma combinação de “web” e “seminário”) é uma palestra ou apresentação online. Pode haver uma sessão de perguntas e respostas no final.
  • Uma aula ou workshop online é semelhante a um webinar, mas é uma opção preferível se você deseja fornecer uma experiência mais interativa. Você vai ensinar ao seu público como fazer algo, talvez incluindo atividades para eles experimentarem. Webinars e aulas online são geralmente (embora nem sempre) ministrados por um único apresentador.
  • Um painel de discussão , no entanto, envolve um grupo de palestrantes especialistas, que discutem um determinado tópico e respondem a perguntas do público.
  • Uma conferência virtual é de longe o maior e mais complexo tipo de evento online a ser organizado. Uma conferência online pode durar vários dias e incluir uma variedade de sessões, diferentes palestrantes e atividades participativas, como sessões de grupo.

Esses não são de forma alguma os únicos tipos de eventos virtuais que existem, mas são alguns dos mais comuns. A maioria dos eventos online é realizada usando uma plataforma de webinar ou solução de videoconferência como o Zoom .

Escolhendo um formato, tópico e plataforma

O primeiro passo para planejar seu evento virtual é escolher o formato que ele terá, o tópico que você irá cobrir e a plataforma que irá usar. Existem várias opções diferentes para cada um, e o que você fará dependerá do que faz sentido para seu negócio e seus objetivos.

Portanto, certifique-se de ter certeza do que deseja alcançar com o evento antes de prosseguir para esta seção.

 

1. Formato

Escolha na lista de formatos de eventos virtuais que listei acima. Você também pode combinar dois ou mais deles ou escolher o seu próprio. A melhor maneira de decidir sobre um formato adequado é ver o que outras pessoas em seu setor estão fazendo.

Considere as seguintes questões ao decidir qual formato funcionará melhor para o seu evento:

  • Quem será o (s) orador (es)? Só você ou vai convidar especialistas convidados e outros palestrantes para participar?
  • Quantas pessoas você imagina que comparecerão?
  • Quanto tempo você precisará para cobrir o assunto com a profundidade adequada?
  • Quanto tempo você gostaria que o evento durasse?
  • O evento será passivo (sentar e assistir / ouvir apenas) ou envolver a participação do público?

O formato que você escolher também terá um impacto sobre o custo do evento e a quantidade de trabalho que será necessário para organizar, portanto, certifique-se de levar esses fatores em consideração também.

2. Tópico

Naturalmente, o tópico deve estar relacionado à natureza do seu negócio e aos tipos de clientes que você deseja atrair. Por exemplo, se você é um redator, pode oferecer um workshop sobre como escrever uma cópia melhor de marketing por e-mail. Como um web designer, posso escolher organizar um evento sobre as tendências atuais de web design . E assim por diante.

Se você quer que as pessoas participem do seu evento virtual, ele deve agregar valor. Isso significa oferecer informações úteis e percepções acionáveis ​​sobre um tópico que seja relevante para seu público-alvo. Aqui estão algumas coisas a considerar ao escolher o seu tópico:

  • Existe uma lacuna de conhecimento que você pode preencher? Por exemplo, você tem conhecimento de um determinado nicho útil que pode compartilhar com seu público?
  • Quais pontos fracos ou problemas seu cliente ideal tem e como você pode ajudar a resolvê-los?
  • Existem equívocos comuns sobre sua área de especialização ou erros que as pessoas costumam fazer?
  • O que você gostaria de saber quando começou em seu nicho?
  • Que perguntas seus clientes fazem a você com mais frequência?

E assim por diante. Em caso de dúvida, você sempre pode usar as redes sociais, sua lista de e-mail ou uma pesquisa com clientes para descobrir quais tópicos seu público mais deseja saber.

3. Plataforma

Existem várias plataformas de conferência online diferentes que você pode usar. O que você escolher dependerá das necessidades do seu evento. Faça a si mesmo estas perguntas ao escolher sua plataforma:

  • Qual é o seu orçamento?
  • Quantos participantes você espera atrair?
  • Você precisa de alguma funcionalidade adicional, como salas de descanso, chat ao vivo ou pesquisas e enquetes?
  • Quão tecnicamente proficiente é seu público? Em geral, você deve escolher uma plataforma que seja fácil de instalar e usar.

Você também deve dar uma olhada no que outros anfitriões de eventos em seu setor estão usando. Se já existe um padrão da indústria, não há necessidade de reinventar a roda! Algumas das plataformas mais populares para eventos online incluem Zoom, Google Meeting entre outros…

Agendando Seu Evento

O tempo é extremamente importante quando você programa seu evento. Pode fazer ou quebrar seu sucesso. Por exemplo, você sabia que apenas 2% dos participantes em potencial comparecerão a um webinar se ele for realizado em um sábado?

A melhor época para realizar um evento virtual é no meio do dia, uma terça, quarta ou quinta-feira. As pessoas tendem a estar muito ocupadas no início e no final do dia. Da mesma forma, sextas e segundas-feiras são dias movimentados para a maioria das pessoas, e fins de semana e feriados são absolutamente proibidos.

Se você espera atrair participantes de diferentes partes do mundo, não se esqueça de levar os fusos horários em consideração. Pode ser impossível agradar a todos, mas você deve procurar acomodar o maior número possível de participantes em potencial.

Agora que você escolheu seu formato e tópico, selecionou a plataforma apropriada e agendou seu evento, é hora de começar a promovê-lo.

Promover o seu evento

Em média, apenas cerca de 46% dos inscritos no evento virtual realmente comparecem no dia. Portanto, você deve fazer o que puder para maximizar a participação (falaremos sobre isso em mais detalhes em um minuto).

No entanto, você também deve ter como objetivo atrair cerca de duas vezes mais inscritos do que gostaria de ter participantes. Se gosta de uma frequência acima da média, fantástico! Do contrário, você pelo menos atingirá seu número mínimo de público.

Aqui estão algumas das melhores maneiras de promover seu evento online.

1. Utilize a mídia social

Publique sobre seu evento em seus canais de mídia social . As pessoas normalmente precisam de vários lembretes, portanto, programe várias postagens antes do evento. 

Se possível, também é uma boa ideia investir em publicidade paga nas redes sociais. Você pode promover uma postagem específica em todos os principais canais de mídia social, incluindo Facebook, Instagram, LinkedIn e Twitter. Escolha os parâmetros de público com base nas pessoas que você mais gostaria que participassem de seu evento. Mesmo com um orçamento relativamente modesto, sua postagem sobre o evento pode ser vista por milhares de pessoas.

2. Faça uso da sua lista de e-mail

Use uma sequência de e-mail para notificar todos em sua lista de e-mail marketing sobre o evento. Novamente, as pessoas precisam de vários lembretes, portanto, use dois ou três e-mails em vez de apenas um.

Aqui está uma análise de como uma sequência típica de e-mail para um evento online pode ser:

  1. Um anúncio do próximo evento, o que ele envolverá e por que eles devem comparecer. Você pode até oferecer um período de tempo limitado para “madrugada”, permitindo que seus assinantes de e-mail reservem antes de qualquer outra pessoa.
  2. Um lembrete do evento para quem ainda não reservou. Você pode criar um senso de urgência e medo de perder usando uma linguagem como “por tempo limitado” ou “vagas limitadas”.
  3. Um lembrete final pouco antes do evento. Nesse estágio, aumente o senso de urgência usando uma frase como “esta é sua última chance de se inscrever!”

Como os assinantes da sua lista de e-mail já estão pelo menos um pouco interessados ​​no que você tem a oferecer, você verá um bom retorno do seu investimento se os convidar para o seu evento online.

3. Use publicidade paga por clique

A publicidade paga por clique (PPC) é um tipo de publicidade paga em que você escolhe quais palavras-chave deseja segmentar e “dá um lance” por elas. Você só é cobrado quando alguém clica em seu anúncio. Como você pode definir seu orçamento máximo, está no controle total.

PPC é extremamente eficaz porque permite que você direcione termos de pesquisa específicos, o que significa que pode produzir leads altamente qualificados. Portanto, reserve um tempo para fazer uma pesquisa robusta de palavras-chave e certifique-se de direcionar os termos certos.

É melhor ter como objetivo palavras-chave de alto volume (aquelas que muitas pessoas estão procurando), mas que tenham pontuações baixas de competição (poucos anunciantes as estão direcionando). 

4. Envie convites pessoais

Se você gostaria de convidar indivíduos ou representantes específicos de empresas com as quais gostaria de trabalhar, entre em contato e convide-os pessoalmente. Você pode encontrar as pessoas relevantes no LinkedIn. Envie-lhes um e-mail dizendo que você achou que seu evento seria útil e gostaria de enviar um convite pessoal.

Você precisará de bastante tempo para promover seu evento. Idealmente, dê a si mesmo pelo menos um mês para garantir a frequência máxima. Isso também permite que você envie vários lembretes, se necessário, sem fazer as pessoas se sentirem bombardeadas.

A Landing Page

Quando você começar a promover seu evento, precisará de algum lugar para direcionar seus possíveis participantes. É aqui que entra a Landing Page. A página de destino é uma página específica criada para promover o seu evento e incentivar as pessoas a se inscreverem depois de clicar no link.

Esta página deve conter o seguinte conteúdo:

  • Um título atraente que resume o assunto do evento.
  • Um parágrafo ou série de pontos descrevendo o conteúdo do evento e por que os participantes se beneficiarão com sua participação.
  • Conteúdo visual, como imagem, infográfico ou vídeo.
  • Imagens e biografias dos alto-falantes, se aplicável.
  • Depoimentos de clientes ou participantes de eventos anteriores.
  • Um link para o formulário de cadastro.

Se desejar, você também pode oferecer um brinde, que você dá às pessoas em troca do registro. Os exemplos podem incluir um e-book, um vídeo de treinamento ou outro conteúdo exclusivo e valioso. Você também pode usar um plugin de chatbot ao vivo para responder a quaisquer perguntas de participantes em potencial.

A sequência de lembretes por e-mail

Depois que alguém se inscreve no seu evento virtual, você precisa tomar medidas para garantir que essa pessoa realmente participe. Lembra daquela taxa média de comparecimento de 46%? Você vai querer maximizar isso tanto quanto possível.

A melhor maneira de fazer isso é com uma sequência de e-mail de lembrete. Esta é uma série simples de 3 a 4 e-mails para lembrar os inscritos sobre seu evento e incentivá-los a comparecer no dia. Aqui está a anatomia de uma sequência simples de lembrete de e-mail para um evento virtual:

  • Um e-mail de “agradecimento pela inscrição”, enviado assim que a pessoa se cadastrar, se você prometeu um “brinde” você entrega nessa fase. 
  • Um e-mail “falta uma semana” uma semana antes do evento. Nesta fase, inclua o link para participar do evento e quaisquer informações adicionais que os participantes possam precisar.
  • Um e-mail “é amanhã” um dia antes do evento.
  • Um e-mail “falta uma hora” uma hora antes do evento. Isso deve servir como o último empurrão para garantir que eles façam login quando chegar a hora.

Automatize sua sequência de e-mail para garantir que você nunca deixe de enviar um no momento certo.

Está tudo na preparação

A melhor maneira de garantir que você entregará um evento incrível? Prepare, prepare, prepare! Isso significa escrever sua palestra ou apresentação e criar seus slides com bastante antecedência, ter um ensaio e certificar-se de que você tem as respostas para todas as perguntas frequentes.

Se possível, ensaie sua apresentação com um colega. Peça-lhes que dêem feedback e leve-o em consideração.

Finalmente, não se esqueça de testar sua tecnologia. Não há nada mais irritante (ou pouco profissional) do que um evento que começou vinte minutos atrasado porque algo deu errado com o software de conferência. Teste tudo antes de começar.

No dia: entregando um evento incrível

Parabéns, você chegou ao dia do seu evento! Você pode estar um pouco nervoso nesta fase. Não se preocupe – você se preparou, ensaiou e tudo vai ficar bem. Agora você só precisa se conectar e realizar um evento fantástico.

Aqui estão minhas principais dicas para garantir que tudo corra bem no dia:

  • Faça login 15 minutos antes do início do evento. Como anfitrião, você quer estar lá primeiro, para que os madrugadores não estejam sentados esperando por você. Se você tiver palestrantes convidados, peça que façam login o quanto antes.
  • Se possível, recrute um colega para gerenciar o suporte técnico no dia. Dessa forma, você pode se concentrar em fazer uma ótima apresentação sem precisar se preocupar em fazer o software de conferência funcionar.
  • Presente a partir de um espaço tranquilo em sua casa, onde você terá privacidade garantida. Peça aos seus colegas de quarto para manter o barulho baixo ou ao seu parceiro para manter as crianças entretidas!
  • Dê às pessoas um incentivo para permanecerem até o fim. Por exemplo, você pode oferecer um prêmio de porta, com o vencedor a ser sorteado antes do encerramento do evento.
  • Termine com uma frase de chamariz (CTA) “Call to Action” bem clara .

Esse último ponto é importante. Discutirei para onde você pode direcionar esses participantes na próxima seção.

A apresentação perfeita

As pessoas têm maior probabilidade de obter valor de seu evento se você as envolver. Portanto, deixe muitas oportunidades para o envolvimento do público. Isso pode ser na forma de uma sessão de perguntas e respostas, discussão aberta, enquetes ou pesquisas, ou salas de descanso.

Certifique-se de que a maior parte do evento consiste em entregar o valor que você prometeu. Um evento virtual não é um discurso de vendas. No entanto, você deve terminar com um CTA. Isso pode ser para marcar uma consulta, ligar para você ou algo totalmente diferente. Se o evento foi um sucesso e você ofereceu muito valor, terá gerado boa vontade com os participantes. Você pode utilizar esta oportunidade para transformar um público caloroso em leads ou vendas.

Profissionalismo é tudo, então faça um esforço para se vestir e se comportar profissionalmente. Fale clara e lentamente, olhando diretamente para a câmera e sorrindo.

Finalmente, não se preocupe se algo não estiver perfeito. Os eventos físicos raramente ocorrem sem problemas. O segredo é se preparar adequadamente para garantir que qualquer coisa que dê errado seja pequena e possa ser facilmente resolvida.

A fase de acompanhamento

Você quer usar seu evento virtual para atrair novos clientes. Isso significa que você deve acompanhar. Como discutimos, a maioria das pessoas precisa de alguns lembretes antes de se converter e realizar a ação desejada.

Veja como fazer um acompanhamento eficaz após um evento virtual.

Acompanhando aqueles que compareceram

Envie um e-mail a todos os participantes no dia seguinte ao evento para agradecê-los pela participação. Você pode enviar uma cópia de seus slides, uma gravação do evento ou um folheto ou documento de referência, se desejar.

Seu e-mail de acompanhamento deve reiterar seu CTA. Você pode oferecer um bônus por tempo limitado ou uma oferta especial para melhorar o negócio nesta fase, se desejar. Isso encorajará as pessoas a agirem se já estivessem em cima do muro antes. 

Por fim, peça feedback sobre o evento. Você pode fazer isso usando uma ferramenta como o Google Forms ou SurveyMonkey. O feedback dos participantes mostrará o que deu certo e fornecerá informações valiosas sobre o que você pode melhorar na próxima vez.

Acompanhamento de quem não compareceu

É muito provável que você tenha alguns inscritos que não comparecerão ao seu evento no dia. Não se desespere, porém – essas ligações não são necessariamente perdidas.

Envie um e-mail de acompanhamento para essas pessoas no dia seguinte ao evento. Diga que lamentou perdê-los e inclua um link para seus slides ou uma gravação do evento para que eles possam acompanhar quando quiserem.

Termine com o CTA. Você também pode incluir uma oferta especial ou bônus por tempo limitado para este segmento de público, se desejar.

Lembre-se: eles estavam interessados ​​o suficiente em sua oferta para se inscrever no evento. Com o acompanhamento certo, você ainda pode fazer com que eles se convertam.

Eventos virtuais durante e após o COVID-19

É provável que leve algum tempo antes que as reuniões em massa, como grandes eventos e conferências, sejam possíveis novamente. No entanto, parece que os eventos online vieram para ficar. Eles são baratos para executar, podem atingir um público mais amplo devido à falta de restrições geográficas e oferecem grande retorno do investimento; 86% dos participantes de conferência virtual relataram níveis iguais ou superiores de envolvimento em comparação com eventos presenciais. Dados números como esse, podemos ver um aumento notável nos eventos online em comparação com as taxas pré-COVID, mesmo depois que a pandemia não for mais uma ameaça.

Portanto, se você ainda não está usando eventos online para atrair novos clientes, recomendo que experimente. Siga as etapas que descrevi para você para garantir que seu evento alcance as pessoas certas, corra bem e atraia novos negócios.

Boa sorte com seu primeiro evento virtual!

 

 

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